Smartegy

Document Management

Mọi tài liệu doanh nghiệp trong một hệ thống thông minh

Quản lý tài liệu bằng AI: các kho tệp hiện có trên một giao diện, nội dung tài liệu trong kho tri thức có thể hỏi đáp, soạn thảo cùng AI — và báo cáo, báo giá hoàn chỉnh được tạo chỉ với một cú nhấp.

Xem quy trình

Xây dựng trên kho tệp hiện cóTrả lời kèm trích dẫn nguồnĐề xuất của AI do con người phê duyệtEU GDPR — dữ liệu thuộc về công ty

Không gian tài liệu

Kho tri thức đã cập nhật

1.240 tài liệu

Nguồn đã kết nối

Google Driveđã kết nối

Dropboxđã kết nối

Ổ đĩa mạngđã kết nối

Kho tri thức tài liệu

PDF · Word · Excel · PowerPoint — đã xử lý và lập chỉ mục

Hỏi kho tri thức

Thời hạn báo trước trong mẫu hợp đồng của chúng ta là bao lâu?

Thời hạn báo trước là 90 ngày, bằng văn bản, gửi thư bảo đảm.

Hop_dong_nha_cung_cap_v3.docx · mục 7.2

Vấn đề kinh doanh

Phần lớn tri thức doanh nghiệp nằm trong các tài liệu bị chôn vùi trong thư mục

Nghiên cứu cho thấy nhân viên dành 10–20% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin. Chính sách, hợp đồng và tài liệu tồn tại ở đâu đó — nhưng tìm ra, đọc và trích phần liên quan là công việc thủ công chậm chạp.

Tìm kiếm trong vài giây

Tìm kiếm theo ý nghĩa tìm câu trả lời trong nội dung tài liệu và trích dẫn phần liên quan.

Tài liệu trở thành kho tri thức

Chính sách và hợp đồng lưu trong thư mục trở thành kho tri thức sống, có thể hỏi đáp.

Tạo tài liệu trong vài phút

Báo cáo, báo giá và bản trình bày được tạo với chất lượng doanh nghiệp thống nhất.

Trải nghiệm người dùng kép

Hỏi trong chat, hoặc làm việc trên giao diện quản lý tệp

Tác nhân AI dạng chat và giao diện đồ họa cổ điển cùng lúc. Mỗi người làm việc theo phong cách riêng của mình.

AI chat

Hỏi về bất kỳ tài liệu nào

Hợp đồng nhà cung cấp của chúng ta nói gì về tiền phạt?

Theo mục 8.3, tiền phạt là 0,5% giá trị hợp đồng ròng cho mỗi ngày chậm trễ, tối đa 15%. Nguồn: Hop_dong_nha_cung_cap_v3.docx.

Kho tri thức chung

Giao diện đồ họa

Tệp, mẫu và trạng thái ở một nơi

Tệp / Kho tri thức / Mẫu

1.240

tài liệu

nguồn một nơi

<2 giây

tìm kiếm

.docx

.pdf

.xlsx

Toàn bộ quy trình

Từ kho tệp đến tài liệu hoàn chỉnh

Hệ thống xây dựng trên các kho tệp hiện có: xử lý và lập chỉ mục nội dung, hỗ trợ soạn thảo và tạo ra các đầu ra đã định dạng.

Kết nối nguồn

Dropbox, Google Drive, ổ đĩa mạng và tệp tải lên

Xử lý

Lập chỉ mục nội dung PDF, Word, Excel và PowerPoint

Tìm kiếm và hỏi đáp

Tìm kiếm theo ý nghĩa, trả lời kèm trích dẫn nguồn

Soạn thảo cùng AI

Bản nháp, đề xuất, review và mẫu

Tạo tài liệu

Đầu ra PDF, Word, Excel và PowerPoint đã định dạng

Tính năng

Từ tìm kiếm đến tài liệu hoàn chỉnh

Kho tệp ở một nơi

Tích hợp Dropbox, Google Drive và chia sẻ mạng — cấu trúc thư mục hiện có được giữ nguyên, hệ thống xây dựng trên đó.

Kho tri thức có thể hỏi đáp

Nội dung tài liệu được xử lý và lập chỉ mục — câu trả lời trích dẫn phần liên quan, kèm nguồn.

Soạn thảo cùng AI

Viết nháp, thay thế phần và chèn nội dung bằng chỉ dẫn ngôn ngữ tự nhiên.

Quy trình review

AI đưa ra đề xuất phân loại — ngữ pháp, văn phong, độ rõ ràng, cấu trúc — kèm bình luận và phương án thay thế.

Mẫu và điền biểu mẫu

Lưu và áp dụng mẫu tài liệu doanh nghiệp, tự động điền dữ liệu vào mẫu Word có sẵn.

Tạo tài liệu

PDF, Word định dạng, Excel nhiều trang với công thức và biểu đồ, cùng PowerPoint — chỉ một cú nhấp.

Soạn thảo cùng AI

Viết và kiểm tra tài liệu cùng với AI

AI viết nháp, đưa ra đề xuất và rà soát văn bản hoàn chỉnh — với bình luận phân loại và phương án thay thế. Bạn quyết định mọi thay đổi, và trạng thái tài liệu luôn theo dõi được.

Viết nháp từ chỉ dẫn ngôn ngữ tự nhiên
Đề xuất review phân loại kèm bình luận
Mẫu doanh nghiệp được lưu và áp dụng
Trạng thái theo dõi được: nháp → rà soát → hoàn chỉnh

Báo giá nhà cung cấp — Q3 2026

NhápRà soátHoàn chỉnh

Văn phong

Đề xuất: diễn đạt đoạn này ngắn gọn hơn

Cấu trúc

Điều khoản bảo hành nên có mục riêng

Hiệu quả kinh doanh đo lường được

Phần lớn thời gian tìm kiếm có thể lấy lại

Lợi ích đến từ thời gian tìm kiếm, việc tạo tài liệu nhanh hơn, mẫu thống nhất và việc nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn.

Tiết kiệm = số nhân viên × thời gian tìm kiếm (10–20%) × tỷ lệ lấy lại × đơn giá giờ

Thời gian tìm kiếm

Vài giây thay vì nhiều phút, kèm trích dẫn nguồn

Tạo tài liệu

Báo cáo, báo giá, bản trình bày trong vài phút thay vì nhiều giờ

Phiên bản và định dạng

Mẫu và tạo tự động — đầu ra nhất quán, đúng nhận diện thương hiệu

Hòa nhập nhân viên mới

Nhân viên mới đặt câu hỏi và nhận câu trả lời từ đúng tài liệu nội bộ

Lĩnh vực ứng dụng

Nơi tài liệu vận hành quy trình kinh doanh

Pháp lý & tuân thủ

Hợp đồng và chính sách

Danh mục hợp đồng và chính sách nội bộ có thể hỏi đáp — điều khoản liên quan hiện ra trong vài giây, kèm trích dẫn.

Đội kỹ thuật

Tài liệu kỹ thuật và ISO

Sổ tay, mô tả kỹ thuật và tài liệu ISO được xử lý — câu trả lời tham chiếu đúng đoạn văn.

Ban quản lý

Báo cáo và báo giá

Báo cáo, báo giá và bản trình bày định dạng được tạo với nhận diện doanh nghiệp thống nhất.

Trả lời kèm trích dẫn nguồn

Câu trả lời đến từ tài liệu của chính bạn, kèm vị trí nguồn được trích dẫn — mọi khẳng định đều kiểm chứng được.

Cấu trúc hiện có được giữ nguyên

Hệ thống xây dựng trên các kho tệp thay vì thay thế chúng — cấu trúc thư mục và quy trình làm việc không đổi.

Truy cập kiểm soát theo quyền

Truy cập tài liệu được lọc ở cấp người dùng và công ty, trong môi trường doanh nghiệp tách biệt.

EU GDPR và ngữ cảnh AI riêng

Tuân thủ đầy đủ GDPR của EU. Công ty xây dựng ngữ cảnh AI của riêng mình: dữ liệu không huấn luyện các mô hình ngôn ngữ lớn bên ngoài và không bao giờ được chuyển cho bên thứ ba — bí mật kinh doanh vẫn thuộc về công ty lâu dài.

Câu hỏi thường gặp

Những điều nên làm rõ

Có thể kết nối những kho tệp nào?+

Dropbox, Google Drive và chia sẻ mạng (Samba), cùng các tệp tải lên trực tiếp. Cấu trúc thư mục hiện có được giữ nguyên — hệ thống xây dựng trên đó thay vì thay thế.

Nó xử lý những loại tệp nào?+

Tài liệu PDF, Word, Excel và PowerPoint. Nội dung được xử lý và lập chỉ mục tự động, nên có thể hỏi đáp bằng tìm kiếm theo ý nghĩa.

Làm sao tôi biết câu trả lời là đúng?+

Mọi câu trả lời đều đến từ tài liệu của chính bạn và kèm trích dẫn nguồn — tên tệp và vị trí chính xác. Khẳng định có thể kiểm chứng trong tài liệu gốc chỉ với một cú nhấp.

Ai có thể truy cập tài liệu?+

Truy cập được lọc ở cấp người dùng và công ty, trong môi trường doanh nghiệp tách biệt — mỗi người chỉ tiếp cận những tài liệu mình có quyền.

Dữ liệu của chúng tôi có được dùng để huấn luyện mô hình AI bên ngoài không?+

Không. Hệ thống hoạt động tuân thủ đầy đủ GDPR của EU và công ty xây dựng ngữ cảnh AI riêng, tách biệt. Dữ liệu không đi vào việc huấn luyện các mô hình ngôn ngữ lớn bên ngoài và không được trao cho bên thứ ba — tri thức doanh nghiệp được xây dựng chỉ thuộc về công ty.

Bắt đầu với một thư mục duy nhất

Trong dự án thí điểm, chúng tôi kết nối kho tệp đầu tiên, xử lý tài liệu và cho thấy trên chính tài liệu của bạn: tìm kiếm và tạo tài liệu nhanh hơn bao nhiêu.